اكتب بريدك ثم اضغط على اشتراك ليصلك جديد غرام
بحث مخصص من محرك البحث العالمي قوقل للبحث في غرام
  {[ وَإِذْ تَأَذَّنَ رَبُّكُمْ لَئِن شَكَرْتُمْ لأَزِيدَنَّكُمْ وَلَئِن كَفَرْتُمْ إِنَّ عَذَابِي لَشَدِيدٌ - إلهي لكـ الحمد والشكر نستغفركـ ياعفو ياغفور ]} 1
قديم(ـة) 13-12-2010, 12:59 AM
صورة القمر الغامض الرمزية
القمر الغامض القمر الغامض غير متصل
حفيدة »..عمر بن عبد العزيز..●
مشـ© الترحيب ©ـرفة
 
الافتراضي طلب بحث عن السكرتارية


مرحبا
كيف الحال يالغوالي
بتعبكم معي ببحوثي
المره هذي عندي بحث عن السكرتارية والتسليم يوم الأربعاء
ياليت تساعدوني اذا تقدروا
أقل شي صفحتين
دمتم بكل الخير
وألف شكر مقدما



  {[ وَإِذْ تَأَذَّنَ رَبُّكُمْ لَئِن شَكَرْتُمْ لأَزِيدَنَّكُمْ وَلَئِن كَفَرْتُمْ إِنَّ عَذَابِي لَشَدِيدٌ - إلهي لكـ الحمد والشكر نستغفركـ ياعفو ياغفور ]} 2
قديم(ـة) 13-12-2010, 01:21 AM
صورة فاطِمه الرمزية
فاطِمه فاطِمه غير متصل
بِنتْ الغَمامْ
مستشــ¸.·* غرام *·.¸ـــاري
 
الافتراضي رد: طلب بحث عن السكرتارية


مراحبْ
بخيرْ عساك بخيرْ


،

اقتباس:
ياليت تساعدوني اذا تقدروا
جربتِ مُساعدَة نفسِك عزيزتيْ .؟



  {[ وَإِذْ تَأَذَّنَ رَبُّكُمْ لَئِن شَكَرْتُمْ لأَزِيدَنَّكُمْ وَلَئِن كَفَرْتُمْ إِنَّ عَذَابِي لَشَدِيدٌ - إلهي لكـ الحمد والشكر نستغفركـ ياعفو ياغفور ]} 3
قديم(ـة) 13-12-2010, 01:37 AM
صورة القمر الغامض الرمزية
القمر الغامض القمر الغامض غير متصل
حفيدة »..عمر بن عبد العزيز..●
مشـ© الترحيب ©ـرفة
 
الافتراضي رد: طلب بحث عن السكرتارية


اقتباس:
المشاركة الأساسية كتبها كيِنازْ مشاهدة المشاركة


،


جربتِ مُساعدَة نفسِك عزيزتيْ .؟
أكيد أنا أبحث بنفسي ولكن طلبي
لأن أنا اطرح نقطه و نقطه من هنا ونقطه من هناك حتى يكتمل البحث في هذا الزمن القياسي
لأن اذا فاتتني نقطه أنا ماتفوت غيري
ومثل مايقولون النواه تسند الزير
دمتي بكل الخير



  {[ وَإِذْ تَأَذَّنَ رَبُّكُمْ لَئِن شَكَرْتُمْ لأَزِيدَنَّكُمْ وَلَئِن كَفَرْتُمْ إِنَّ عَذَابِي لَشَدِيدٌ - إلهي لكـ الحمد والشكر نستغفركـ ياعفو ياغفور ]} 4
قديم(ـة) 13-12-2010, 01:56 AM
صورة فاطِمه الرمزية
فاطِمه فاطِمه غير متصل
بِنتْ الغَمامْ
مستشــ¸.·* غرام *·.¸ـــاري
 
الافتراضي رد: طلب بحث عن السكرتارية


،



اقتباس:
من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,,
اسئلة يطرحها الاستاذ علي بن محمد بن عبدالرحمن التويم على الاخوة القراء حيث تولى اعداد كتيب حول ذلك لاثراء هذا الموضوع.
والاستاذ علي من الكوادر العاملة بالتدريب وقد اعد فن السكرتارية وتلخيص المقالات ليضع امام العاملين في هذا المجال بعض الجوانب الهامة التي يمكن الاستفادة منها, حيث تناول العديد من الموضوعات منها الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير وكذا الصفات العملية واعمال السكرتير وقواعد الاستخدام الامثل لاجهزة الاتصال الهاتفي ودور السكرتير في اعداد الرحلة للرئيس وعمله اثناء غياب الرئيس وتنظيم المقابلات والعديد من الموضوعات التي نطالعها من خلال ماتناوله في السطور التالية:
الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير
1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
2 الثقافة
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
1 التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية.
2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.
أعمال السكرتير
الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.
الاتصالات الهاتفية
أهمية الاتصالات الهاتفية:
1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.
آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.
آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
ملاحظة:
هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.
دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
ب ملف المواضيع المؤجلة
السكرتير بعد عودة الرئيس
1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.
تنظيم مقابلات الزوار
1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
المهارات المكتبية للسكرتير
1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
تلخيص المقالات
التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
أهمية تلخيص المقالات:
1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
الطريقة العلمية للتلخيص
1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.
المبادئ الأساسية
1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل.

،


عَن ما هيَة السكرتاريَة و مهامهَا
إن شاء الله يفيدِك



  {[ وَإِذْ تَأَذَّنَ رَبُّكُمْ لَئِن شَكَرْتُمْ لأَزِيدَنَّكُمْ وَلَئِن كَفَرْتُمْ إِنَّ عَذَابِي لَشَدِيدٌ - إلهي لكـ الحمد والشكر نستغفركـ ياعفو ياغفور ]} 5
قديم(ـة) 13-12-2010, 06:32 PM
صورة °• أميــرهـ التميــز •° الرمزية
°• أميــرهـ التميــز •° °• أميــرهـ التميــز •° غير متصل
اللهم أرحَمني بتركِ معاصيك أبدآًماأبقيتني ♥
 
الافتراضي رد: طلب بحث عن السكرتارية




المقدمة :


أي دولة تتقدم تمر بسلسلة من الثورات، أولا كانت هناك الثورة على الزراعة التي حررت الناس من الارتباط بالأرض، وأتاحت لهم الذهاب إلى المدن للبحث عن العمل، ثم تلى ذلك الثورة الصناعية، ونشأت المصانع الضخمة لإنتاج آلاف وملايين الوحدات من السجاير والملابس والأثاث والمعدات وحلت هذه المصانع محل الحرف اليدوية، وأخيرا كانت هناك الثورة التجارية التي أدت إلى السرعة الهائلة في توزيع وتبادل السلع والخدمات.


من الاستعراض السابق نجد أن أي نشاط سواء أكان إنتاجا أم توزيعا أم تبادلا يشمل كمية كبيرة من الأعمال المكتبية التي يقوم بها آلاف وملايين من الموظفين لتسهيل تدفق السلع والخدمات من طرف إلى آخر.


ولذلك ظهرت الحاجة إلى وضع أسس وقواعد وطرق تنفيذ الأعمال المكتبية الروتينية، وضرورة تدريب العاملين على كيفية أدائها، ورفع كفايتهم بالتدريب واستخدام الآلات والمعدات المكتبية الحديثة، وقد أطلق على هذا النشاط نشاط السكرتارية. وخدمة السكرتارية خدمة مساعدة بدونها لا يمكن لأي منشأة أن تحقق أهدافها.


****************


مستويات أعمال السكرتارية :


من الصعب وضع مستويات محددة لأعمال السكرتارية؛لأنها تختلف في الصناعة عنها في التجارة. إن اختراع آلات ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة في السنوات الأخيرة؛ أثر كثيرا على واجبات السكرتيرة، وخاصة في المشروعات الكبيرة.


ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي :


1.طبّاعة ومختزلة وتعمل على الآلات الكاتبة الأتوماتيكية :


قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل، وقد تكون مختصة بالطباعة في مكتب أحد المديرين، ويسند إليها طباعة المراسلات والتقارير، وتكون ملمة بتنسيق الرسائل، وتجيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة.


2.سكرتيرة :


تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعمالا متعددة، وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة لأحد المديرين.


3.مساعدة شخصية :


في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض الأعمال الروتينية التي تعرف السكرتيرة أسلوب الرئيس في معالجتها، وتكون المساعدة الشخصية للرئيس مسئولة أمامه مباشرة، ويجب أن تكون ثقافتها واسعة، وملمة بمبادئ التنظيم والإدارة والتجارة.


وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيث يمكن أن تنقسم وظائف السكرتارية إلى مستويين رئيسيين :


1. سكرتيرة : تندرج تحته السكرتيرات العاديات اللاتي يتمتعن بالمهارات الأساسية في أعمال السكرتارية مثل: الطباعة- الرد على التليفون- معالجة البريد- استقبال الزوار- تنظيم المواعيد- الحفظ- النسخ.


2. مساعدة شخصية للرئيس : يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجالات أخرى مثل: دنيا الأعمال- أنواع الصناعات- معلومات أساسية عن التجارة وكذلك فرع الصناعة أو التجارة الذي يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيكل التنظيمي فيه- تختلف المعرفة المطلوبة باختلاف تخصص الرئيس (سكرتيرة قانونية- سكرتيرة طبية- سكرتيرة فنية- سكرتيرة في مجال المسرح والسينما- سكرتيرة في مجال الإذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في مجال عملها.


وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل بالاستعانة بملاحظات الرئيس التي يؤشر بها على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحرير الرسائل الروتينية بدون تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة.


وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع والاستفادة من مصادر المعلومات للحصول على أية بيانات تكون في حاجة إليها. وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضرها، ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع الأموال فيها.


والمساعدة الشخصية للرئيس والتي لديها معرفة كاملة بمجال تخصص رئيسها، وفرع التجارة أو الصناعة الذي يعمل فيه، والوظيفة التي يشغلها في المشروع (مبيعات- مشتريات- إنتاج- حسابات) ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها. هذه السكرتيرة يمكنها أن تقوم ببعض الوظائف الأولية (يمكنها الاستعانة بسكرتيرة للطباعة والاختزال لمعاونتها). ستكون هذه السكرتيرة قادرة على اتخاذ بعض القرارات الصغيرة، وإعطاء بعض التعليمات، وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناسبات. هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها.


إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس، حتى يتفرغ للتفكير واتخاذ القرارات.


المؤهلات العامة اللازمة لوظائف السكرتارية:


1.الاختزال بسعة مناسبة.


2.الطباعة بسرعة مناسبة (عربي+ إنجليزي).


3.القدرة على إجراء الاتصالات بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة.


4.معرفة أعمال السكرتارية والأعمال المكتبية.


5.معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتبط به المشروع والمحاسبة والإحصائيات والاقتصاد... الخ.


6.بعض الوظائف تحتاج لإجادة لغات أجنبية.


7.الوظائف العليا في السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة بالمبادئ العامة لعلم الإدارة؛ حتى لا تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها، وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب.


8.معرفة عامة والاطلاع على الأحداث المحلية والعالمية.


وظائف السكرتارية المتخصصة :


هناك فرص متاحة للعمل كسكرتيرة في فروع التخصص المختلفة مثل القانون، والطب، والفروع الفنية الأخرى.


على السكرتيرة التي تخطط للعمل في إحدى المجالات السابقة ويفضل أن تنمي خبرتها العامة في أحد المشروعات، أو في الحكومة قبل التقدم على وظيفة متخصصة. والآتي وصف لأعمال السكرتيرات في بعض وظائف السكرتارية المتخصص.


السكرتيرة القانونية :


هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه الأعمال على حجم المشروع وطبيعة عمله؛ وهل المشروع فردي أو شركة تضامن. ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في الإدارة القانونية في المنشأة الكبيرة. والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية. والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية.


معرفة العبارات القانونية، ونظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية. وتقوم هذه السكرتيرة بتنسيق وطباعة المستندات القانونية. وفي مكتب قانوني صغير نجد السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة، وتتحمل مسئولية القيام بالأعمال الروتينية. وعليها تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها، وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب.


السكرتارية الطبية :


يوجد في السكرتارية الطبية أكبر كمية من فرص العمل بالنسبة لفروع السكرتارية المتخصصة. إن السكرتيرة الملمة إلماما كاملا بالمصطلحات الطبية، وتجيد الاختزال لطبيب، ولديها خبرة في الأعمال المكتبية؛ تستطيع أن تختار الوظيفة التي تناسبها في هذه المجالات المختلفة. إن أكثر الوظائف تكون في مكاتب الأطباء، ومكاتب أطباء الأسنان، وكذلك في المستشفيات، ومكاتب وزارة الصحة العامة.


إن واجبات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها. مثال: إذا كانت السكرتيرة تعمل في مجال التأمينات الصحية، فإنها ستتعامل مع دعاوى التعويضات. إذا كانت تعمل في عيادة خارجية لأطباء متخصصين، فإنها ستكون مسئولة تحديد المواعيد للمرضى، وتحويلهم إلى الاختصاصيين في المستشفيات الأخرى، وستشغل جزءا كبيرا من وقتها في حفظ الملفات الطبية.


من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها.


و من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية طباعة تقارير المرضى الطبية وكذلك استلام قيمة فواتير العلاج، وطلب ما يلزم المكتب من مواد وأدوية وقرطاسية. وفي حالة السكرتيرة المؤهلة جيدا ربما يفوض لها بعض الأعمال مثل كتابة تاريخ المرض لدى المراجع، وقياس الضغط لديه، وإعداد المريض للكشف عليه، وأحيانا تعقم بعض الأدوات بعض الأدوات الطبية.


ومن الصفات الأساسية للسكرتيرة الطبية القدرة على النظر بعين العطف للمشاكل الإنسانية، والمحافظة على أسرار المرضى.


السكرتيرة الفنية :


تتخصص السكرتيرة الفنية في إعداد التقارير والمراسلات الفنية لأي مشروع. ويجب أن تجيد طباعة الإحصائيات والجداول العلمية المتخصصة، وتكون ملمة بالاختصاصات والإشارات المستعملة في الكيمياء؛ والرياضيات، والهندسة. على السكرتيرة الفنية أن تكون على دراية بأعمال المحاسبة حتى يمكنها التصرف في مستندات المحاسبة المتداولة في المشروع.


السكرتيرة التي تريد أن تعمل في هذا المجال عليها أن تعد إعدادا جيدا في الفيزياء، والكيمياء، والرياضيات، والإحصاء. وعليها أن تلم بالمصطلحات العلمية والهندسية، وكذلك تكون خبيرة في تسجيل الإملاء الخاص بالموضوعات الفنية.







السكرتيرة الخاصة :


السكرتيرة الممتازة تمتلك موهبة طبيعية، بالإضافة إلى ما تعلمته. اتفق رجال الأعمال على أن السكرتيرة يفترض أن تكون ماهرة في الاختزال، والكتابة على الآلة الكاتبة، وبالإضافة إلى ذلك؛ يجب أن تتمتع بصفات شخصية خاصة (اللباقة والولاء)، ويجب أن تعرف كيف تستعمل التليفون، وتستقبل الزوار، وكذلك تعرف كيفية تنظيم رحلات العمل، وكتابة محاضر الاجتماعات... الخ.



أعمال السكرتيرة الخاصة:


1.استقبال الزوار، وتقديمهم إلى الرئيس.


2.تنظيم الاتصال التليفوني، وتوصيل المكالمات الهامة إلى الرئيس.


3.الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابلاته اليومية.


4.حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.


5.تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات.


6.استلام البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس والاطلاع عليه وعرض الرسائل الهامة على الرئيس لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.


7.إعداد البريد الصادر واعتماده من الرئيس وإرساله إلى الجهات المعنية.


8.الإشراف على صندوق المصاريف النثرية الخاص بمكتب الرئيس.


9.معاملات الرئيس مع البنوك.


10.تلخيص المذكرات والتقارير إذ لزم الأمر.


11. إعداد ترتيبات السفر للرئيس.


12. القيام بالواجبات الروتينية نيابة عن الرئيس، وإنجاز بعض أعماله الخاصة.


13. الإشراف على سكرتيرات مساعدات يلحقن بمكتب الرئيس إذا كانت كمية العمل كبيرة.


14. الاطلاع على الصحف اليومية، وتلخيص ما يهم الرئيس في حالة عدم وجود قسم للعلاقات العامة في المشروع.


الصفات الواجب توافرها في السكرتيرة الخاصة:


1.إجادة الاختزال والآلة الكاتبة وأعمال السكرتارية.


2.لديها روح المبادرة .


3.المواظبة والانتظام.


4.الوعي والرغبة في العمل.


5.الكياسة والكتمان والدبلوماسية وخاصة في: الاستعلامات، والتليفون، واستقبال الزوار.


6.الولاء للرئيس، والإيمان بمبادئه.


7.تعتبر السكرتيرة الخاصة مسئولة عن جانب من الأعمال الروتينية التي يقوم بها الرئيس، وعليها تنفيذها بكفاءة وسرور.


الصفات الشخصية :


1.يجب أن تكون السكرتيرة مواظبة على الدوام، مستعدة عندما يحتاجها الرئيس.


2.يجب أن تكون لطيفة في كل الأوقات حتى في الظروف الصعبة.


3.أن يكون لها روح مرحة.


4.الإنصات بعناية واهتمام للتعليمات التي يعطيها الرئيس، حتى لا تضطر للسؤال عن التعليمات مرة أخرى مما يزعج الرئيس.


5.يجب أن تلتزم الصمت بالنسبة لمشاكلها الخاصة وأسرار المكتب وعدم ذكر أي شيء عن شئون الرئيس وأعماله.


6.تنفيذ الواجبات الروتينية بانتظام وفي الوقت المناسب.


7.الاحتفاظ بمكتب السكرتيرة منظما، والأشياء الشخصية الخاصة بالسكرتيرة لا يصح أن تكون ظاهرة ويحتفظ بها في درج أو دولاب، وعلى السكرتيرة الاحتفاظ في مكتبها بمخزون مناسب من القرطاسية والمواد التي تحتاجها، ويجب العناية التامة بصيانة الآلات الكاتبة والمعدات الأخرى بالكتب.


8. يجب أن يسود المكتب الهدوء فتغلق الأبواب بهدوء، والحديث يكون بصوت منخفض.


9.يجب العناية باختيار المكتب والمراجع التي تحتفظ بها في مكتبها، ويجب أن لديها قاموس للرجوع إليه حتى تكون كتابتها سليمة.


10.على السكرتير الخاص أن يبدأ عمله وهو في حالة نفسية هادئة وعليه أن يتجنب بدء يومه وهو مضطرب أو ثائر الأعصاب بسبب تأخره في الطريق من بيته إلى مكتبه. وعلى السكرتير أن يأخذ قسطا وافيا من النوم والراحة حتى لا يشعر بالنعاس أثناء تواجده بالمكتب ويزعج من حوله بكثرة تثاؤبه وذلك مما يقلل نشاطه وحيويته وقوة تركيزه ويسيء إلى مظهره.



الخاتمة :


للسكرتيرة أهمية كبيرة في المنشأة و الشركة، وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل، و بالإضافة إلى ذلك في غياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس و مواعيده غير منظمة. و على السكرتيرة أن تتصف بصفات حسنة و تتميز بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة، فالسكرتير هو الشخص الذي يتم اختياره بصفات معينة ليعاون الرئيس في إنجاز أعماله المتعلقة بالعمل والشخصية أحيانا بكفاءة وفاعلية. و السكرتارية المتخصصة قد تكون طبية أو قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية .. الخ. وكل سكرتيرة في أي مجال لابد وأن تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه.



************************************************** ***********************************************






  {[ وَإِذْ تَأَذَّنَ رَبُّكُمْ لَئِن شَكَرْتُمْ لأَزِيدَنَّكُمْ وَلَئِن كَفَرْتُمْ إِنَّ عَذَابِي لَشَدِيدٌ - إلهي لكـ الحمد والشكر نستغفركـ ياعفو ياغفور ]} 6
قديم(ـة) 13-12-2010, 06:33 PM
صورة °• أميــرهـ التميــز •° الرمزية
°• أميــرهـ التميــز •° °• أميــرهـ التميــز •° غير متصل
اللهم أرحَمني بتركِ معاصيك أبدآًماأبقيتني ♥
 
الافتراضي رد: طلب بحث عن السكرتارية




السكرتارية


تعريف السكرتارية


هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.


ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .


وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .


مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :


هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .


ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .


وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :



1- مركزية السكرتارية


2- لامركزية السكرتارية


3- الجمع بين المركزية واللامركزية





1- أعمال السكرتارية.


? الإتصالات الهاتفية وأعمال الاستعلامات.


? تنظيم مواعيد المدير.


? الإعداد وتنظيم الإجتماعات.


? تنظيم وتجهيز البريد الخاص بالمدير.



2- الإتصالات الكتابية:-


? كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: الرسائل الخارجية ، المذكرات الداخلية ، التعاميم.


? إعداد وكتابة التقارير.



3- إجراءات البريد:-


? إعداد وتنظيم البريد الوارد.


? إعداد وتنظيم البريد الصادر.


? إعداد وتنظيم البريد الداخلي.



4- معالجة الكلمات باللغة العربية والإنجليزية:-


? طباعة وتنسيق النصوص بإستخدامMS WORD .



5- تنظيم الملفات:-


? التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز ، الفهارس .


? القيام بتنظيم الأوراق داخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.


? القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها.



6- إدارة المكاتب:-


? التخطيط لتنفيذ أعمال المكتب.


? تحديد عناصر البيئة المادية للمكتب.



7- الإتصالات الإلكترونية:-


? استخدام البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.


? استخدام شبكة الإنترنت.


? استخدام برنامج Gopher نقل الملفات بإستخدام برنامج FTP .



8- برامج الحاسب التطبيقية في مجال السكرتارية:-


? استخدام برنامج اكسل (Excel ) .


? استخدام برنامج بور بوينت ( Power Point ) .


? استخدام جهاز اكسس ( Access ) .



9- استخدام التجهيزات المكتبية الحديثة:-


? استخدام جهاز الفاكس.


? استخدام آلات التصوير






أنواع السكرتارية



أولا : السكرتارية العامة :



وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .



ثانيا : السكرتارية الخاصة :



وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .



ثالثا : السكرتارية المتخصصة:



ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .


السكرتير الخاص :


وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .


وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .



1- الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :



• حسن المظهر والهندام


• أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .


• قوة الشخصية .


• حسن التصرف .


• قوة الذاكرة .


• الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .


• المرونة في التفكير وحب التغير .


• الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .


• هدوء الأعصاب .



2- الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :


إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .


فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.



القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته:



1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .


2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .


3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .


4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :



• إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .


• تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.


• مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .



5- معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :


• تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .


• تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.


• تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.


• مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.



6- الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .


7- الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .




أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :



1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس


2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .


3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة


4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .


5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .


6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس


8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .


9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .




الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :



1. إدارة المكاتب .


2. اللغات الأجنبية .


3. الحفظ والتصنيف .


4. معلومات عن الجهاز الإداري .


5. ا لآلة الناسخة .


6. علم النفس والعلاقات الإنسانية .


7. أساليب كتابة المراسلات .


8. التعبير.




************************************************** *****************





مقومات السكرتير

يتعين على السكرتير الماهر إضافة إلى تأهله تأهيلا علميا مناسبا، ضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيره من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتير في أداء عمله بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.

ومن هذه المقومات:-

1- الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.

2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير- ويعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة.
ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة.

3- الحكمة والصبر: يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء، ولابد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئة، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.

4- التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد من السكرتير بدراسة هذه المواضيع بتمعن، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.

5- أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفة مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل. لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة.

وظائف السكرتير

إن التعرف على وظائف السكرتير، يؤدي به إلى فهم وتوضيح أبعاد ومهام هذه الوظائف ودراسة مدى أهمية هذا النوع من الوظائف في كافة المنشآت.

السكرتير الخاص:

هو أحد مساعدي المدير ومعاونيه المقربين، وهو بمثابة مدير أعماله. ويتولى هذه المسؤولية في كثير من المنشآت، المتمتعون بالثقة الكاملة من جانب المدراء ورجال المال والأعمال، ومن أهم وظائف السكرتير الخاص:
1- تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.

2- تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها.

3- الإطلاع مبكرا على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديره على بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.

4- القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديره.
5- المحافظة بشكل كامل على أسرار مديره ونشاطه.

6- إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك

7- عدم شغل مديره بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.

السكرتير العام:

هذا النوع من الوظائف يتولاها بإشراف كامل ودقيق، موظفو السكرتارية المتمتعون بالخبرات الطويلة، والكفاءة العالية، ومستوى الأداء الجيد، طوال فترة خدمتهم بالمنشأة ويتم اختيارهم بعناية لأداء وظيفة السكرتير العام، والسكرتير العام هو القائم بأعمال أمين سر مجلس الإدارة في المؤسسات والشركات والمنشآت العامة الاقتصادية، وأمين عام الدائرة (سكرتير الدائرة الحكومية) ومديروا إدارات السكرتارية في بعض المنشآت.

يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات، بصفة مستمرة وظيفة هامة وهي (السكرتير العام)، وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي:

1- الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى.

2- تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، وإعداد تقرير عام شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.

3- إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.

4- حضور الاجتماعات الدورية، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.

5- الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظره في مستوى كل منهم.

تنظيم وقت المدير

يعد تنظيم وقت المدير أحد الوظائف الرئيسية للسكرتير الخاص الناجح، لان جزءا كبيرا من وقت المدير يستغل في مقابلة الزائرين، وأصحاب المصالح، ورجال الأعمال، بهدف بحث ومناقشة الأمور المشتركة، فانه يتعين ضرورة دراسة نوعية الزائرين والواجبات التي يكلف بها السكرتير لتحقيق هذا الهدف، وهو التنظيم الجيد للوقت بحيث يتمكن المدير من استغلال وقته استغلالا نافعا وكاملا.
ومن الضروري للسكرتير الخاص التعرف على نوعية الزائرين، والمترددين على مكتبه لمقابلة المدير، وذلك بهدف دراسة نوعية الزائر، وكيفية معاملته أثناء الزيارة لما لذلك من تأثير واضح على علاقة الزائر بنشاط المؤسسة ومدى تأثير المقابلة على إيجاد حلول كثيرة للمشاكل التي قد تواجه المدير من هذه الزيارة، ونتعرض فيما يلي لبعض أنواع الزائرين والأمور التي يجب مراعاتها من جانب السكرتير، للتعرف على نوعية الزائر وكيفية معاملته، وكذلك دراسة أساليب تنظيم الوقت:

أولا: العاملون بالمنشأة:

وهم موظفوا المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، ويتعين التفرقة بين نوعين من العاملين:

1- رؤساء المدير وزملاؤه (مديرو الإدارات الأخرى):
هذه الفئة من الزائرين تتردد على المدير بصفة مستمرة واكثر من مرة في اليوم بهدف اللقاء، والمشاركة في بحث موضوع عاجل بين الزملاء من المديرين، أو اخذ رأي في مشكلة طارئة، دون الحاجة إلى عقد اجتماع. وتهدف أيضا التنسيق المستمر في أمور العمل المشتركة فيما بينهم بغرض المساهمة في تحقيق الهدف المنشود للمنشأة التي يعملون بها، ألا وهو النجاح الكامل.
ويجب أن يعلم السكرتير دائما أن رؤساء المدير وزملاؤه لهم كامل الحرية في أي وقت للقاء المدير بدون موعد سابق. ويتم اخذ موعد اللقاء عادة بالهاتف دون تدخل السكرتير في ذلك

2- موظفو الإدارة ومرؤوسو المدير في العمل:
ويشمل ذلك مجموعة الموظفين الذين يعملون تحت إشراف المدير، ورئاسته لهم، وتختلف لقاءات المدير لكل منهم طبقا لما يلي:

أ- حالة طلب الموظفين لمتابعة نتائج عمله، ومستوى الأداء أو تقديم تقرير يتعلق بالعمل وظروفه، يتم اللقاء مباشرة عن طريق استدعاء الموظف بواسطة السكرتير بدون موعد مسبق.

ب- عند رغبة أحد موظفي الإدارة مقابلة المدير لأمر شخصي يتعلق بالموظف نفسه (تقديم التماس ترقية، إجازة، عرض وجهة نظر خاصة بالعمل..الخ) ففي تلك الحالة: يتعين على السكرتير معاملة زملائه في العمل بكل ود واحترام متبادل حتى تسود روح التعاون بين الجميع داخل الإدارة، وعلى السكرتير تقديم العون له، عن طريق تحديد ميعاد مناسب لمديره لان لا يؤدي إلى ضياع الوقت.

ثانيا: رجال الإعلام والصحافة:

قد يرغب رجال الإعلام والصحافة في القيام بزيارة لمدير المؤسسة للأسباب التالية:

أ- أخذ حديث صحفي من المدير يتعلق بوجهة نظره في موضوع معين وله صلة بنشاط المنشأة.

ب- رغبة المدير في عمل دعاية معينة لمنتجات المنشأة التي يعمل بها

ج- محاولة أحد رجال الإعلام التردد على المؤسسة سرا بهدف جمع معلومات صحفية عن موضوع معين يتعلق بعمل المنشأة.

فيتعين الإدراك بان رجال الإعلام أذكياء يبحثون عن الأخبار الصحفية القابلة للنشر، ويتعين على السكرتير الحذر وعدم التحدث أثناء وجودهم في المؤسسة في أمور تتعلق بأعمال المؤسسة، إضافة إلى ضرورة إظهار الاهتمام بهم بلباقة وإخطار العاملين بالحذر أثناء التعامل معهم. ثم إخبار المدير واخذ رأيه قبل التصرف التلقائي حتى لا يحدث خطأ يؤثر على سمعة المؤسسة.

ثالثا: الباحثون عن وظائف:

يجب على السكرتير أن يعلم جيدا أن طالبي الوظائف ينقسمون إلى قسمين:

القسم الأول:
المترددون على المؤسسة للبحث عن وظيفة شاغرة وعلى السكرتير توجيههم إلى قسم الشئون الإدارية.

القسم الثاني:
الذين تقدموا بطلبات سابقة لشغل بعض الوظائف وحدد لهم موعد للمقابلة، ومعظم هذه المقابلات تتم بوجود المدير شخصيا لإجراء المقابلة واختيار الأفضل من بين المتقدمين.






موضوع مغلق
الإشارات المرجعية

طلب بحث عن السكرتارية

الوسوم
السكرتارية
أدوات الموضوع
طريقة العرض
مواضيع مشابهة
الموضوع الكاتب المنتدى الردود آخر مشاركة
رواية سعوديه / تذكره لباريس بقلمي / شمس shamas أرشيف الروايات المغلقة - لعدم إكتمالها 205 28-09-2012 01:01 AM

الساعة الآن +3: 07:12 AM.
Powered by vBulletin® Version 3.8.7
Copyright ©2000 - 2014, vBulletin Solutions, Inc.
SEO by vBSEO 3.6.1
موقع غرام موقع سعودي خليجي عربي يحترم كافة الطوائف والأديان ومختلف الجنسيات


تصميم دريم تيم